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GTDを簡単化し、うまく活用して、頭をすっきりさせる


GTDを活用することで、
やるべきことが整理され、
頭の中をすっきりさせることができます。

 

GTDは、Getting Things Done の頭文字をとったもので、
デビッド・アレン(David Allen)という方が考案しました。

仕事や、プライベート等、やるべきことを、
スムーズに行う方法の一つです。

毎回、思い出して何をやろうか?
何をやらないといけなかったか?
などと、考えなくてよくなります。

 

やるべきことを、頭の中からすべて出し切り
頭の中を空っぽにし、覚えなくてもよい状態にします。

そして、出し切ったリストをこなす事だけに集中します。

 

 

基本の流れは、PDCAサイクルに似ています。
PDCAは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)
ですが、

GTDは、収集→処理→整理→見直し→実行 になります。

収集:頭の中にあることを全てだす
処理:書き出した内容を、分類する
整理:処理した内容を手帳などのツールに落とし込む
見直し:整理した内容を定期的に見直す
実行:分類した内容に従って、順次片付ける

 

ちょっとわかりづらいですよね、
もっと簡単に解釈すると

GTDは、「リスト作成見直し」 → 「処理実行」 の繰り返しです。

ということで、リストを作って、そのリストに沿って何かをやる。
やってることは、一般的なTodoリストと同じです。

 

GTDの考えのすごいところは、リストの作り方になります。
単なる、やることの羅列ではなく、
分類されているリストを作り、
それを処理していくということです。

大まかな流れは以下のようになります。

  (1) 全て頭の中のものを書きだす
  (2) 一つ一つ分類、見直し
  (3) 優先順位を付けて並べ替え
  (4) 順番に実行
  (5) (1)に戻る

繰り返しは、週一でも月一でも良いと思います。
自分にあった間隔で行うとよいです。

ちなみに、この「GTDを見直す」を分類すると
後述でいうところの[Calendar]になります。

 

 

分類は、以下の4つに分けます。
人によっては、待ち状態の[Wait] を追加したり、
[Task]を[NextAction]と言ったりもします。

  ・[Task]      次にやるもの
  ・[Calendar]  日付が決まっているもの
  ・[Project]   手順があったり、長期にわたるもの
  ・[Someday]   いつかやるもの

 

書き出したリストを一つ一つ下記の順に分類処理していきます。

(1) それは、本当にやる必要があるか?
       → やらない → 捨てる
       → いつかやるかもしれない → [Someday]
       → 必要 → (2)

(2) 2分で片付くか?
       → 片付く → すぐ処理実行 → 完了後捨てる
       → 片付かない → (3)

(3) 手順がある?、複雑?、長期?
     (例えば、ブログを新規に立ち上げるなど)
       → はい → [Project]
          → 最初にやるべきことを [Task]に入れる
         (例えば、ブログのタイトルを決める)
       → いいえ → (4)

(4) 日付が決まっている?、定期的?
       → はい → [Calendar]
          → 直近のものは、[Task]に入れる
       → いいえ → [Task]

 

見直しを定期的にします。
分類したらおしまいではなく、
定期的に見直したり、追加していく必要があります。

  ・[Task]      優先順位を付けて並べ替える
  ・[Calendar]  期日がきたら、[Task]にいれる
  ・[Project]   次になすべきことを[Task]にいれる
  ・[Someday]   やることになったら、
                [Project]か[Calendar]か[Task]に振り分ける

 

実行処理していきます。

  ・[Task]の中のものを順次処理していく

 

 

GTDの言わんとするところは、以下の3つです。

  ・全てやるべきことを出し切る
  ・次にやらなければならない事、次の一手まで落とし込む
  ・常にリストを最新に保つ

 

GTDのやり方は、複雑ですので、厳密に従う必要はなく、
共感する部分を自分なりに工夫して利用するといいと思います。
次回、私のやり方をご紹介いたします。

 

GTDを、自分なりにうまく活用して、
頭をすっきりさせましょう。

 

 

  ありがとうございました。

便利なツールを利用して、自分なりに手帳をうまく使いこなす


スケジュール管理や、Todoの管理は、どうしていますか?
通常は、手帳を使っていると思います。

最近は、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンで
管理されている方も多いのではないでしょうか。

 

アナログ派ですか?、デジタル派ですか?
それとも両刀使い?

私は、用途に応じて、両方使っています。

 

 

年末や3月頃には、新しく手帳を買って、
いい気持になりますよね。

しかし、始めは楽しくて、いろいろ書き込んでいるのですが、
だんだんと書かなくなって、
最後には、使わなくなってしまうことはないでしょうか?

私も、いろいろ試してきましたが、
今だに、これは! という手帳に出会えていません。

パソコンの便利なツールは見つけたのですが、
todoやスケジュールを1つの手帳で管理することは
できないようです。

 

私の手帳の歴史をたどってみると、

チラシの裏 → メモ用紙 → 会社で支給される手帳
→ カシオの電子手帳 → システム手帳
→ Palm(IBM) → Palm(Sony) → 普通の手帳
→ テキストファイル → フランクリンプランナー
→ システム手帳 → 普通の手帳 → 現在

アナログとデジタルを何度も行ったり来たりして、
2,3この手帳を併用して使っている時期が多くありました。

 

そして、現在はというと

仕事は、
システム手帳(アナログ)+ テキストファイル(デジタル)

プライベートは、
テキストファイル(デジタル) + Liveカレンダー(デジタル)

 

やはり、スケジュールは、日付の入った手帳がよいみたいです。
さらに、さっと書けて、さっと見れるアナログがよいですね。

やることリスト(Todo)や、備忘録は、
簡単に順番を入れ替えることができるテキストファイル
管理しています。

 

サーバー上で動作するソーシャルカレンダーは便利ですよ。

Liveカレンダーを使う前は、Googleカレンダーを使っていました。
最近、Googleカレンダーのデザインが変わってしまい
とても使いにくいので、
Liveメールと連携しているLiveカレンダーにしました。
主に、アラート登録するのに使っています。

雑誌の発売日や、友達、親戚の誕生日など、
前日に自分あてにメールが届くように設定してます。

 

 

ここで、重要なのは、
同期が行われるソーシャルカレンダーもそうですが、
Todoとして使っているテキストファイルは、
会社でも家でも見れること、
さらに、同期されていることが必要不可欠であり
重要なことです。

 

ここで、「DropBox」の登場です。
DropBoxは、無料で、2GBまでのファイルを
複数の異なるパソコンやスマートフォンの間で、
自動的に同期をとってくれるツールです。

このDropBoxで、先ほどのテキストファイルを
管理することで、どこにいてもアクセスでき、
1か所で変更したら、仕事場のPCでも、家のPCでも
スマートフォンでも、全てのファイルが変更され同期
とれてしまう優れものです。

さらに、変更履歴も管理されているので、
うっかり消してしまったり、変更してしまっても、
以前の状態にもどすことができます。

 

 

ZumoDrive や SkyDrive など
ほかにも、DropBoxと同じようなツールはありますが、
いろいろ試したあげく、
一番安定していて、使いやすく、
特に意識せずに使えるのは、DropBoxでした。

 

DropBoxは、

  ・無料
  ・安定している
  ・有名
  ・どこのPCからもアクセスできる
  ・変更履歴が残る
  ・写真などの共有機能有り
  ・サーバー上+各PCやスマホに保存される

ということで、超お勧めです。

 

普通に登録すると、通常使える容量は、2Gですが、
下記のURLから登録するとことで、
プラス250M追加されて、2.25Gの容量が使えます。

  http://db.tt/2E1dF5z7

よろしかったら試してみてください。

 

 

手帳やカレンダーなどのツールは、
人それぞれ使い方や好みがありますので、
楽しみながら、いろいろ試してみるとよいと思います。

 

 

  ありがとうございました。

健康一番! 治療ではなく、普段からの予防が大事


体がだるかったり、熱があったり、
歯がずきずき痛む時など、

何も考えられず、集中力に欠け
何も手に付かなくなりますよね。

 

風邪や歯の痛みでも、こんな気持ちになるのですから、
もし、大きな怪我をしたり、重い病気になったら
趣味などの好きなことまでも、やる気が出なくなってしまいます

 

 

病は気から」といいますが、
病気になってしまうと、
なかなか、前向きに考えることが難しくなります

 

自分が健康な時は、
病人に、「病は気から」というでしょ。
もっと気持ちを明るくして、
楽観的になろうよ。

なんて、平気で言っていたのですが、
いざ、自分が病気でダウンしたら、
全くそれどころではなかった記憶があります。

 

やはり、病気になってしまうと、
なかなか前向きに考えるのが難しくなりますね。

 

 

病気になってから、どうにかしようではなく、
できるだけ、病気にならないように、

自分の健康に気を配り、
常に予防を心がけることが大切です。

 

普段の健康な状態が、
空気のように当たり前のように感じますが、
当たり前の健康を維持することに感謝し、
自分の体を大事にしましょう。

常にベストな自分をだせるように

 


  ありがとうございました。

子どもとの会話は、「ゆっくり」話す


子どもが、落ち着いた素直な子どもに育つためには、
やはり、親との会話が不可欠です。

 

子どもをどうやって育てればよいのか難しいですね。
迷った場合は、自分に置き換えて考えてみると、
何かしらのヒントや答えが見つかります。

 

自分が子どものときは、どうやって育てられたのか?
楽しかった思い出を、思い出してみてください。

お父さんと手をつないで、近くの草むらで、
一緒に、たくさんの虫をとった。
お父さんに、高い高いをしてもらった。

もう少し大人になると、
ゆっくり話を聞いてくれた。
一緒に悩んでくれた。

人それぞれ、いろいろだと思います。

 

ゆっくり」という言葉に注目してみましょう。
なんだかとても、心地よく、安心感があるイメージですよね。

 

子どもが、落ち着いた良い子に育つためには、
ゆっくりと、話しを聞いてあげて、
ゆっくりと、答えてあげる事が大事だと思います。

ゆっくりと受け答えすることは、
小さい子どもの頃は、もちろん大事ですが、
中学生の不安定な時や、
高校生、大学生、社会人になっても
一生続けてあげる事です。

 

私の友達には、
今でも、母がゆっくり話を聞いてくれる事が、
心のバランスをとってくれていると、感じているそうです。

ゆっくり」とは、少し離れてしまいますが、
私は、親と会話をすることが少なく、
だいたい、メールでやり取りをしています。
メールなどの何気ない言葉に、
母の愛情を感じることがあります。

 

 

子どもと、ゆっくりと話をするということを、
いつまでも続けていくことによって、

いつしか、自分の子どもが、親になったとき、
子どもの話をゆっくりと聞いて、
共感してあげる事のできる大人に成長すると思います。

 

ゆっくり」というイメージを大切にしてください。

 

 

  ありがとうございました。

子どもとの会話は、模範解答を望まず、話がしやすい状況を作ってあげる


子どもと正しい会話をしていますか?
「正しい会話」とは、どうゆうことなのでしょうか

 

子どもとの会話、特に話を聞いてあげることはとても大事です。
しかし、大人と同じような接し方ではいけません。

子どもは、「今日学校でなにがあったの?」
と聞いても、
自分が望んでいる話を
してくれるとは限らないのです。


自分が望む回答が得られなかった場合、
「他にはないの」、「どうなの」と、攻めてしまうと、

子どもは、何かを言うごとに、怒られると思ってしまいます。
そして、「忘れてた」、「わからない」などと、
答えるようになり
しまいには、何も話さなくなってしまいます。

 

一番よいのは、子ども自ら話をするようにもっていくことです。
子どもが言う事に対して、興味をもち
目を輝かせて聞いてあげることです。

それでも、自分が望む話をしてほしかったら、
子どもが話しやすいように、
助け舟で、「これはどうだった? お父さんは好きだったよ」など、
うまく導いてあげます。

 

自分が子どもだった頃の話をしたり、
自分の気持ちを言葉にする、 I(アイ)メッセージを使うと
うまくゆきます。

子どもと話をするときは、模範解答を望まず
話がしやすい状況を作ってあげましょう。

 

会話というコミュニケーションを、うまく行うことで、
素直な良い子に育ってくれます。

 

 

  ありがとうございました。

やりすぎてないですか? 過剰品質を避け、効率Up


がんばりすぎてしまったり、やりすぎてしまうこと、
過剰品質になってしまうことは、
日常生活でも、仕事においてもよくおこることです。

 

例えば、デジカメや洗濯機などの電化製品を買う場合、
あの機能もあったほうがいい、この機能もあったほうがいい
ということで、機能盛りだくさんの上位モデルを買ってしまいます。

結局、その機能は、
一度も使われることはなかったりします。

 

仕事の例ですと、上司から、
「このデータを簡単にまとめておいてくれ」と言われた場合、

データを集計し、合計を出すだけでよかったのに、
時間をかけて、きれいにグラフまで書いてしまいます。

 

 

ここまで、やらなければならないと、
自分の経験や、思い込みで判断して、
やりすぎてしまうのです。

 

特に、仕事においては、
質よりスピードを、求められることが多くあります。

仕事は、どんどん流れていますので、
効率的に成果を上げるには、

品質を100%にして、遅く提出するより、
品質を80%にして、その分スピードアップする方が、
よい場合が多いのです。

 

 


何を求めているのか、
何を求められているのか

目的は何か
すりかえられていないか?

きちんと確認する必要があります。

 

自分の思い込みで、やりすぎてしまっていないか
過剰品質になっていないか

あらかじめ、確認することで、
本当にやるべきことに集中でき、
効率や質も上がり、スピードもアップします。

 

 

効率や品質を上げるために、
中身や、やり方を工夫しがちですが、

過剰品質という観点で、
もう一度、物事を考えてみるとよいです。

 

 

  ありがとうございました。